Como regularizar o cadastro de associação sem fins lucrativos em Minas Gerais

Como regularizar o cadastro de associação sem fins lucrativos em Minas Gerais

Por Carlos José – Especialista em Legalização de Empresas

Você participa ou trabalha em uma associação e caiu no seu colo essa bomba: precisa fazer uma demissão ou mesmo contratação de funcionários, entregar obrigações acessórias junto Prefeitura ou Secretaria da Receita Federal do Brasil, efetuar pagamentos junto a banco e outras instituições mas não consegue porque não houve nenhuma atualização de ata de eleição da diretoria desde o ato de abertura da associação. Para completar você ainda precisa providenciar e-CNPJ, E-CPF além de confirmar se a empresa possui senha de acesso ao sistema municipal para envio de obrigações acessórias, resumindo, e agora o que fazer?   Para facilitar montamos um roteiro abaixo para te ajudar.

Primeira Etapa: Documentação e cadastro atual

Antes de iniciar a regularização do cadastro da associação você precisa saber qual a situação do cadastro e para isso veja os documentos que já possui:

  • ata de abertura;
  • ata de eleição de diretoria;
  • estatuto;
  • IPTU do endereço da associação

Consulte a situação do CNPJ da empresa no link consulta CNPJ , neste  link é possível consultar também o quadro atual de presidente/diretores no ícone Consulta QSA / Capital Social.

Confirme se a empresa possui inscrição municipal junto a prefeitura local, o que pode ser realizado via internet, por telefone e presencialmente. Este procedimento de consulta conforme cada localidade.

Caso não possua os últimos documentos registrados (Ata de eleição da diretoria ou estatuto), você pode entrar em contato com o cartório de registro das pessoas jurídicas local e solicitar cópias destes documentos além de uma certidão de breve relato.

Confirme se as informações, dados de diretoria e endereço são os mesmos entre o cartório, CNPJ e a prefeitura local, então confirme no estatuto qual a validade do mandato da diretoria, o que em grande parte das vezes é o maior problema.

Resumindo que verificar quanto a situação atual:

  • Ata de abertura, última eleição da diretoria e estatuto registrados.
  • CNPJ e quadro de presidente/diretores
  • Inscrição Municipal
  • Alvará de localização e funcionamento*
  • IPTU do endereço da empresa

*Nota: Lembrando que alguns municípios isentam somente os templos religiosos da obrigação de solicitarem alvará de localização e funcionamento, para o restante das associações permanece a obrigatoriedade.

 

Segunda etapa: Avaliar quais procedimentos a serem realizados

De posse da atual situação de cadastro da sua associação, dependerá de quais órgãos você deverá efetuar a regularização, vamos lá:

Se a ata de eleição da diretoria está desatualizada:  confirmar no estatuto quais as exigências para convocação de uma assembleia – AGE – (assembléia  geral extraordinária) –  para eleição de uma nova diretoria ou mesmo a reeleição da atual diretoria para um novo mandato.  Esse processo se iniciará no cartório e deverá ser concluído na atualização do cadastro junto Receita Federal e na Prefeitura local.

Se as pendências se referem ao endereço, haverá necessidade de confirmar em qual órgão o endereço está desatualizado: se a associação alterou seu endereço deverá confirmar no estatuto as exigências para convocação de uma assembleia geral para realizar esta alteração. Esse processo se iniciará no cartório e deverá ser concluído na alteração do cadastro junto Receita Federal, na Prefeitura local incluindo solicitação de novo alvará de localização e funcionamento.

–  Estatuto: Existem várias situações que devem ser atualizadas no estatuto para assim facilitar a administração da associação sem fins lucrativos tais como mandato da diretoria, formas de convocação para assembleia, situações em que o presidente possa ser substituído; situações definidas para compra, venda, alienação de bens e direitos; situações da área financeiras;

 

Terceira Etapa: Procedimentos a serem realizados.

Alteração/atualização da diretoria.

1º passo: veja as exigências do estatuto para convocação da assembleia geral:

Forma de convocação: afixação de edital de convocação no sede da associação, publicação em jornal de grande circulação ou mesmo comunicado individual para cada associado , o que estiver previsto no estatuto.

Quorum Mínimo (quantidade mínima de associados): confirmar qual o mínimo de associados presentes para instalar a assembleia em primeira e segunda convocação.

Ordem do dia: Informar no edital de convocação quais serão as situações ou alterações a serem discutidas na assembleia.

 

2º passo: Procedimentos de registro no cartório

Documentos obrigatórios: confirmar quais documentos devem ser apresentados no ato de registro da ata e/ou estatuto perante o cartório. Esta lista de documentos pode variar de um cartório para outro portanto deve ser verificada no site do cartório, por telefone ou mesmo presencialmente.  Para associações registradas em Minas Gerais há a obrigatoriedade de protocolização dos processos acompanhados do DBE – Documento básico de entrada do CNPJ

3º Passo: Procedimentos de registro/alteração no CNPJ – Como obter o DBE

Documentos e informações: para o preenchimento deste cadastro tenha em mãos: CNPJ, inscrição municipal, RG, CPF e endereço completo do presidente além da ata a ser registrada.

Cadastro Pessoal (obrigatório): acesse o site Brasil Cidadão e faça o seu cadastro de login para acesso ao sistema.

Cadastro Pessoa Jurídica: acesse o site Brasil Cidadão com seu login e senha, informe os dados iniciais e imprima o protocolo para consultas e prosseguimento do processo.  Informe os dados solicitados e efetue a transmissão. Guarde o protocolo e consulte até que seja liberado o DBE – Documento básico de entrada do CNPJ que deverá ter a assinatura com firma reconhecida do presidente da associação.

Alteração/atualização endereço.

1º passo: tenha em mãos o IPTU, as informações da área utilizada em metros quadrados, o CNPJ, e a inscrição municipal acesso o Portal de Serviços da JUCEMG e efetue a consulta de viabilidade. Aguarde o resultado e em caso de aprovação prossiga para o 2º passo.

passo: veja as exigências do estatuto para convocação da assembleia geral:

Forma de convocação: afixação de edital de convocação na sede da associação, publicação em jornal de grande circulação ou mesmo comunicado individual para cada associado, o que prever o estatuto.

Quorum Mínimo: (quantidade mínima de associados): confirmar qual o mínimo de associados presentes para instalar a assembleia em primeira e segunda convocação.

Ordem do dia: Informar no edital de convocação quais serão as situações ou alterações a serem discutidas na assembleia.

 3º passo: Procedimentos de registro no cartório

Documentos obrigatórios: confirmar quais documentos devem ser apresentados no ato de registro da ata e/ou estatuto perante o cartório. Esta lista de documentos pode variar de um cartório para outro portanto deve ser verificada no site do cartório, por telefone ou mesmo presencialmente.  Para associações registradas em Minas Gerais há a obrigatoriedade de protocolização dos processos acompanhados do DBE – Documento básico de entrada do CNPJ

 4º Passo: Procedimentos de registro/alteração no CNPJ – Como obter o DBE

Documentos e informações: para o preenchimento deste cadastro tenha em mãos: CNPJ, inscrição municipal, número da consulta de viabilidade aprovada na JUCEMG, RG, CPF e endereço completo do presidente além da ata a ser registrada.

Cadastro Pessoal (obrigatório): entre no site Brasil Cidadão e faça o seu cadastro de login para acesso ao sistema.

Cadastro Pessoa Jurídica: entre no site Brasil Cidadão com seu login e senha, informe os dados iniciais e imprima o protocolo para consultas e prosseguimento do processo.  Informe os dados solicitados e efetue a transmissão. Guarde o protocolo e consulte até que seja liberado o DBE – Documento básico de entrada do CNPJ que deverá ter a assinatura com firma reconhecida do presidente da associação.

 

Conclusão

As informações acima servem como uma orientação bem básica para processos de regularização de cadastro associações em Minas Gerais e como há muitas variáveis de acordo com cada processo, fica muito difícil informar aqui todas as possibilidades. Lembrando sempre que após a regularização do cadastro: seja de diretoria ou de endereço a associação deve confirmar se a associação e seu presidente (responsável perante o CNPJ) possuem certificados digitais válidos. Estes certificados são obrigatórios para o cumprimento de diversas obrigações acessórias além de procedimentos para contratação, manutenção mensal (folha de pagamento, FGTS, e-social etc..) além da demissão de empregados.

Se após estas informações, você não conseguiu realizar os procedimentos de consulta e cadastro devido ao excesso de burocracia, orientamos que procure um profissional para a realização dos serviços. Para reduzir os custos quanto a honorários você adiantar:

  • Juntar os documentos de registro da associação: ata de abertura, estatuto etc.;
  • Caso não tenha certeza, procure o cartório para buscar/confirmar os últimos documentos registrados;

Esperamos que as informações acima possam servir de orientação para que você tenha ao menos uma noção do que precisa ser feito. Sempre lembramos que se houverem dúvidas, procure um profissional para orientação e realização dos serviços.  A Rede Legalizar possui grande experiência em abertura, regularização e baixa (extinção) de associações sem fins lucrativos se precisar estamos à disposição.

 

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